Ein Beitrag von weclapp

Welches ERP-System eignet sich am besten für die Bedürfnisse in unserem Arbeitsalltag?
Allein diese Entscheidung stellt manche Unternehmen bereits vor eine große Herausforderung. Zweidrittel aller Projekte scheitern bei der Einführung eines ERP-Systems. Von solchen fehlgeschlagenen Projekten berichten beispielsweise die bekannte Einzelhandelskette Lidl, das Handelsunternehmen Otto oder auch der Versanddienstleister Deutsche Post.

Wie lassen sich Stolpersteine identifizieren und vermeiden? Bei einem kürzlich stattgefundenen Event von Fabrik19 „Feierabend: Digital“ sind unser Partnermanager Sebastian Jung und der CEO von CorpoTex Sören Schneider genau dieser Frage auf den Grund gegangen. Uns interessiert besonders, warum CorpoTex sich für die Cloud entschieden hat, wie der Textilproduzent die Umstellung in die Cloud empfand und wie es ihnen mit weclapp gelang, diverse Stolperfallen auf dem Weg der Digitalisierung zu vermeiden.


How to Digitalisierung

Was sollte Digitalisierung für Unternehmen bedeuten? Die häufigsten Stichwörter hier sind: Flexibilität, Agilität und Automatisierung. Aber wie erreicht man solche Dimensionen der Arbeitsqualität? Diese Frage können wir euch gemeinsam mit Sören Schneider, CEO von CorpoTex beantworten: 

Anforderungsprofil erstellen ✓  ERP-Systeme testen ✓  Arbeitsschritte automatisieren ✓ 

„Für sich Schwerpunkte setzen. Stark individualisierte Software ist häufig mit einem hohen Investment und mit einem hohen Wartungs- und Schulungsaufwand verbunden. Wir haben viel Zeit und Geld in eine Lösung investiert, die individualisiert auf uns abgestimmt war, aber nicht mehr den heutigen digitalen Anforderungen entspricht. Deshalb haben wir uns später für die Cloud entschieden.“ – Sören Schneider, CEO von CorpoTex 

Genau wissen, worauf es ankommt

CorpoTex ist seit 2011 auf dem Markt und weiß genau, worauf es in der Textilindustrie ankommt: Schnelligkeit und Service-Qualität. Hinsichtlich der Produkte sei man austauschbar in diesem Bereich. Sören Schneider, ehemaliger Produktmanager aus der Modebranche, erläutert, dass für CorpoTex vor allem die Beratungsleistung wichtig sei, über die sie ihre Produkte international sowie national erfolgreich vertreiben.

Heute bildet CorpoTex drei Geschäftsbereiche ab: Erstens, den klassischen Textilgroßhandel, der alles von Textilveredelung für B2B Kunden bis hin zu Promotion-Kleidung und Merchandise umfasst. Zweitens, die Private Label Produktion von individuellen Produkten für den B2B-Bereich und drittens: Importmanagement und Fulfillment-Dienstleistungen für die Warenlieferungen ihrer Kunden.  

Komplexe Geschäftsbereiche, für deren Abwicklung CorpoTex schon einige Systeme ausprobiert und dementsprechend Erfahrungen in der ERP-Welt gesammelt hat. Komplexe Aufgabenstellungen bedürfen aber keiner Verwaltung durch ebenso komplexe Software. Software sollte Prozesse vereinfachen, optimieren und beschleunigen. Zumindest sagt das Sören Schneider und wir können ihm da nur zustimmen. Als wir ihn fragten, wie er weclapp beschreiben würde: „Mehr als ein ERP-System“, sagte er lachend, „für uns ist die Software nicht nur Angebots- und Belegwesen, sondern einfach unser wichtigstes Arbeitstool.“

Lessons Learned: Aus Fehlern lernen

Während der digitalen Transformation und auch danach ist es richtig und wichtig, sich die Frage zu stellen: Welche Fehler sollten wir in Zukunft vermeiden? Welche Störfaktoren müssen wir ausmerzen? Sören Schneider kann aus Erfahrung raten:

„Bevor wir auf weclapp gestoßen sind, hat es sich so angefühlt, als würde man beim Einkaufen an der falschen Schlange stehen. Learning Nr. 1: Es ist nie zu spät zu wechseln. Keine Zeit mehr verschwenden, wenn es einfach nicht mehr passt.“ Unübersichtliche Arbeitsprozesse durch Nutzung vieler verschiedener Tools vermeiden. Allein, dass wir dank weclapp keine Excellisten mehr selbst bauen müssen, ist eine enorme Arbeitserleichterung.“ Learning Nr. 2: Einen vollumfänglichen Workflow schaffen. Mobiles Arbeiten ist heute DAS Thema. „Vor allem bei Dienstgängen im Ausland ist die Abbildung großer Datenmengen über VPN-Verbindungen nicht darstellbar. Dank weclapp konnte ich in Asien mit dem schlechtesten Netz auf meine Unternehmensdaten zugreifen.“ Learning Nr. 3: Auswahlkriterium ERP-Performance: Wie performt mein ERP-System mit Zugriff auf Daten in der Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg?

Gemeinsam wachsen – Mit dem richtigen Sparring-Partner zum Ziel

Warum in die Cloud, wenn es ERP-Systeme seit über 40 Jahren gibt, die als branchenunabhängige und standardgemäße Lösungen im ERP-Umfeld gelten? Letztere bieten oft keine externen Schnittstellen und scheinen vielleicht eine gute Lösung für den Moment zu sein. Doch in einer Welt, in der fortlaufend neue Innovationen auf den Markt kommen und Unternehmen damit die Möglichkeit bieten, ihre Abläufe immer weiter zu verbessern, ist das Bedürfnis, sich weiterzuentwickeln und agil anzupassen so groß wie nie.

„Wir wünschten uns ein intuitives System, das uns ermöglicht, Dinge selbst zu lösen. Mehr Flexibilität durch das Anbinden von Schnittstellen, sodass wir in unseren Geschäftsprozessen agil sind. Ein System, mit dem wir wachsen können, insbesondere wenn sich neue Wege der Unternehmenssteuerung ergeben. Weg von bis hierhin und nicht weiter.“ – Sören Schneider

Mit weclapp habe CorpoTex dafür den richtigen Partner gefunden. Und auch dieses, laut Sören “sehr leistungsfähige System” habe das Unternehmen für seine Ansprüche individualisieren können. In folgenden Arbeitschritten helfe weclapp da ganz besonders: Den gesamten Zyklus eines Projekts in einer Kundenmaske und das Belegwesen transparent darzustellen, alle möglichen Arbeitsschritte zu verbinden und die Anbindungen an externe Schnittstellen über das weclapp API, das Corpotex sehr intensiv nutze und Prozessdokumentation und Stammdatenpflege, worauf wir im Folgenden näher eingehen.

Shit in, Shit out – Prinzip: So wichtig ist die Stammdatenqualität

Wenn Stammdaten nicht sauber gepflegt sind, muss dies zwar am Anfang nicht unbedingt auffallen. Später erschwert sich das Arbeiten mit den vorhandenen Daten, beispielsweise bei Auftragsabwicklung und Warenlieferungen, jedoch enorm. Kurz gesagt: Werden also die Daten von vornherein nicht ordentlich gepflegt (shit in), lassen sich keine guten Arbeitsergebnisse erzielen (shit out). Worst-Case-Beispiele: Falsche Warenverfügbarkeit, falsche Preiskalkulation von Artikeln etc. Wie lässt sich also eine gute Stammdatenqualität erzielen? Mit dem richtigen Partner, bzw. ERP-System, ist auch diese Angelegenheit problemlos machbar: „Mit weclapp als Geschäftspartner gelang es uns, eine hervorragende Grundlage für die Qualität unserer Stammdaten und Workflows zur Prüfung unserer Daten zu schaffen, zum Beispiel durch Filterfunktionen und entsprechende Vorlagen zur Neuanlage von Lieferanten oder Artikeln.” –  Sören Schneider 

Best-Case-Szenario – Eine kurze Anekdote zum Abschluss

„Auf einer Skala von 1-10 wären wir mit CorpoTex heute zu 10 Punkten aufgeschmissen ohne das weclapp ERP-System. Ich könnte eigentlich zu Hause bleiben“, freut sich Sören über die damalige Empfehlung eines Geschäftspartners zu weclapp. Warum das so ist?

Am besten lässt sich die Arbeit mit weclapp anhand eines Beispiels aus dem Arbeitsalltag von CorpoTex beschreiben: Nachdem eine Interessentin über Google auf CorpoTex aufmerksam geworden sei, vereinbarte Sören einen Video-Call mit ihr. Es ging um Arbeitsbekleidung für eine Charity-Aktion. Sie wartete schon seit über zwei Wochen auf ein Angebot eines Mitbewerbers von CorpoTex. Bevor sie das Telefonat starteten, wurde sie bereits als Interessentin im weclapp System angelegt. Neben Artikelauswahl, Mengenangaben und Qualitätswünschen, schilderte die Interessentin kurz, wie sie sich die Bekleidung vorstelle und zeigte eine Grafik, aus der sich Sören nun auch sein benötigtes Briefing zu Design und Farbe herauszog und ins weclapp System einpflegte. Auf die Frage, wie lange es denn dauere, bis sie ein Angebot erhalten würde, antwortete Sören schlicht und ergreifend: Das Angebot ist schon raus!

Long story short: weclapp macht ihre Kunden wettbewerbsfähig und trägt zudem indirekt zur Zufriedenheit der Kunden ihrer Kunden bei. Hauptverantwortlich sei laut CorpoTex-CEO die gesamte Transparenz des Belegwesens und Stammdatenqualität, die mithilfe von weclapp gepflegt werde und einen vollumfänglichen Workflow ermögliche.

In a nutshell

5 Stolpersteine, die ihr vermeiden solltet

Was sind also nun die Stolpersteine, die während Digitalisierungsprojekten auftreten können bzw. wie können wir ihnen entgegenwirken?

Schädlicher PerfektionismusSetzt die richtigen Prioritäten! 

Dinge nicht zu Ende denken: Bedarfsanalyse durchführen – wissen worauf es ankommt, z.B. Stammdatenpflege 

Vergangene Fehlerkultur: Aus Fehlern lernen und offen sein für neue Wege und Tools. 

Regelmäßig hohen Kosten-, Wartungs- und Schulungsaufwand durch komplexe Software hinnehmenAll in One Cloud-Lösungen: Simple, effektiv und meist günstiger 

Alte nur „funktionierende” Strukturen beibehalten: Digitalisierungsstrategie mit dem richtigen Sparring-Partner optimieren und zukunftsfähig bleiben

Zusammenfassend möchte Sören weclapp jedem weiterempfehlen, „der offen dafür ist, Dinge zu verändern, seinen Workflow grundlegend zu überdenken und bereit ist, neue Wege zu gehen.“ 

Danke Sören! Wir freuen uns, dass wir euch mit unserer Software jeden Tag unterstützen und wünschen euch weiterhin viel Erfolg mit CorpoTex.

Das vollständige Interview mit weclapp Partner Manager Sebastian Jung, gibt’s hier.